داشتن یک زمان بندی مشخص و دقیق برای انجام امور عقب افتاده کاری است ضروری. عمدتا بیشتر مدیران ارشد در رده‌های مدیریتی بالا دچار افزونگی اطلاعات می‌شوند. یعنی در یک زمان کم، کارهای زیادی را برای انجام دادن دارند و میز کارشان پر از کاغذ‌های یادداشت می‌شود.
در این مواقع تصمیم گیری برای مدیر دشوار می‌شود و حتی ممکن است برخی از امور فراموش شود.
این به اصطلاح «بیماری» باعث می‌شود مدیر در یک جا متوقف شود و با دیدن امور عقب افتاده جرأت حرکت به سمت جلو و قدرت تفویض امور و تصمیم گیری را از دست بدهد و وقت خود را فقط برای فکر کردن به این حجم کار هدر دهد در این‌گونه موقعیت‌ها شخص تصور می‌کند بسیار وقت کم دارد، اما هیچ کاری هم انجام نمی‌دهد.
راه رهایی از این بیماری اولا برنامه ریزی و تعیین زمان مرگ برای هر کار و دوم حمله به امور معوقه می‌باشد.
با داشتن یک برنامه دقیق برای انجام امور و واگذاری بخشی از این کارها به اشخاص لایق می‌توان از این بیماری‌گذر کرد، اما دقت داشته باشید تنها برنامه‌ریزی کافی نیست، داشتن جسارت انجام امور و غلبه بر خستگی شرط لازم این درمان است.
یک برنامه‌ریزی خوب چه ویژگی‌هایی دارد
فراموش نکنید موفقیت بدون برنامه‌ریزی واقعی امری است نا ممکن، برای برنامه‌ریزی به صورت دقیق چند مورد بسیار اهمیت خواهد داشت، اول اولویت بندی امور است. دوم یقین زمان مرگ برای هر کار، به این معنی که یک تاریخ برای پایان آن کار تعیین شود. این زمان باید به صورت واقعی مورد ارزیابی قرار گیرد و شدنی باشد در غیراین صورت به برنامه‌ریزی‌های بعدی نیز آسیب خواهد زد، سومین مهم انتخاب افرادی است که می‌توانند در آن امور به شما کمک کنند، اگر یک مدیر برخی از کارهای خود را به اشخاصی واگذار کند که از توان آنها خارج باشد طبیعتا به برنامه ریزی وی صدمه خواهد زد. بنابراین در انتخاب افراد باید بسیار هوشمندانه عمل کرد.
در نهایت بعد از انجام امور لازم است زمان اجرا و وضعیت آن مشخص شود تا در پایان دوره‌ای مشخص از مفید بودن برنامه مطمئن شد.
پیشگیری از مبتلا شدن به افزونگی اطلاعات
یکی از وظایف یک مدیر پرورش افرادی از سازمان برای مدیران آینده می‌باشد، این امر موجب می‌شود تا در آینده مدیر افرادی را در اختیار داشته باشد که از هر جهت مورد اعتماد و توانا هستند بنابراین بخش عمده‌ای از کارهای خود را می‌تواند به آنها تفویض كند.
یک مدیر از کارهای ابتدایی باید صرف نظر کند و به تصمیمات کلان بپردازد، بیشتر مدیران زمان زیادی را در روز برای نظارت مستقیم بر امور افراد خود یا کارهای ابتدایی صرف می‌کنند که باعث می‌شود «زمان طلایی» روز را به سادگی از دست دهند.
ایجاد مدیریت چند سطحی راهی مناسب برای استفاده درست از زمان می‌باشد، به این معنا که مدیر ارشد اموری از قبیل نظارت و کنترل و هماهنگی‌ها را به مدیران در رده‌های پایین‌تر واگذار کند.
زمان بزرگ‌ترین سرمایه انسان است، به یاد داشته باشید ثانیه‌هایی که می‌گذرند هرگز باز نخواهند گشت، تصمیمات مهم باید در آرامش گرفته شود.
اگر بدانید چه کار‌هایی است که باید انجام دهید هرگز وقت خود را بیهوده صرف نخواهید کرد.
منبع:روزنامه دنیای اقتصاد - شماره ۲۷۰۹