مرور بعد از عملیات ابزاری کارآمد در مدیریت دانش
مرور بعد از عملیات(AAR) یک تکنیک برای ارزیابی و ثبت آموخته‌های حاصل از یک پروژه به اتمام رسیده است و به اعضای تیم پروژه اجازه می‌دهد دریابند که چه اتفاقی افتاده است و چگونه می‌توانند نقاط قوت خود را حفظ کنند و نقاط ضعف خود را بهبود بخشند.
مرور بعد از عملیات در انتهای پروژه یا دستیابی به مایلستون‌های کلیدی2 در پروژه‌های بلندمدت می‌تواند استفاده شود. این روش برای اولین‌بار در ارتش آمریکا استفاده شده است. باید توجه شود که AAR یک جلسه نقد و شکایت نیست بلکه هدف آن حداکثر یادگیری از طریق ارائه پلت‌فرمی برای رهبران و اعضای پروژه است که صادقانه در مورد پروژه صحبت کنند. هدف از این جلسه تهیه یک گزارش ارزیابی نیست. این جلسه برای انتقاد یا ارزیابی افراد پروژه برگزار نمی‌شود و افراد پروژه نباید احساس کنند که درحال مواخذه شدن هستند. این جلسات یک بحث تخصصی است که می‌تواند به صورت رسمی یا غیررسمی برگزار شود. در این روش همه افراد در هر سطح و سلسه مراتب سازمانی می‌توانند درباره عملکرد پروژه نظر دهند.
چرایی روش
هدف این روش بررسی و بازنگری دستاوردهای پروژه در مقایسه با دستاوردهای مورد انتظار است. ARR اساسا ابزاری برای یادگیری از موفقیت و شکست‌های پروژه و تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح است. این روش نقطه شروعی برای بهبود در پروژه‌های آتی است. اعضای تیم می‌توانند نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند و دریابند که چگونه عملکرد خود را در آینده بهبود بخشند اعضای پروژه از این طریق می‌توانند آموخته‌های خود را مستند کرده و در اختیار کل سازمان قرار دهند و با این شیوه فرآیند تصمیم‌گیری را بهبود بخشند.
چگونگی روش
ARR می‌تواند بلافاصله پس از اتمام پروژه یا بعد از مایلستون‌های مهم در پروژه‌های بلندمدت انجام شود.
عموما سوالات زیر برای شروع بحث استفاده می‌شود! انتظار داشتید چه چیز اتفاق بیفتد؟! در واقعیت چه چیز رخ داد؟! چه چیز خوب پیش رفت و چرا؟ ! چه چیزهایی می‌تواند بهبود یابد و چگونه؟! درس‌هایی که یاد گرفتید و ممکن است در آینده مفید واقع شوند چه بوده است؟ AAR یک ابزار یادگیری است. برگزاری این جلسه زمانی باید صورت گیرد که افراد تیم آمادگی یادگیری را داشته باشند. بهترین زمان برای اجرای این روش بلافاصله بعد از رویداد است زیرا در این زمان ذهن افراد از لحاظ احساسی و فنی هنوز تازه است ولی با گذشت زمان احساسات مرتبط با وقایع در ذهن افراد کمرنگ می‌شود. عملکرد عوامل انسانی در یادگیری بسیار مهم است. بحث پیرامون جنبه‌های عاطفی یک تجربه بسیار حائز اهمیت است. شرایطی مانند ناامیدی، اشتباه، عدم اطمینان، نگرانی و عصبانیت می‌توانند مظاهری از شکست در عوامل انسانی باشند که با گذشت زمان بسیاری از افراد چنین احساساتی را فراموش می‌کنند و جنبه عاطفی رویداد‌ها محو می‌شود، در نتیجه بررسی یک رویداد تنها به جنبه‌های فنی آن خلاصه می‌شود. بنابراین اجرای این تکنیک بلافاصله بعد از اتمام رویداد‌ها بسیار کارآمدتر است. زمانی که این امر قابل اجرا نباشد مانند زمانی که افراد خسته هستند ولی مطالب مهمی برای طرح وجود دارد می‌توان از AAR با فرمت اسپلیت3 استفاده کرد. در این فرمت قسمت اول ARR که شامل «در واقعیت چه اتفاقی رخ داده است؟» باید در اولین فرصت انجام شود و قسمت دوم که مربوط به یادگیری است در جلسه دیگری ادامه یابد زیرا آنچه در واقعیت رخ داده است نیاز به فراخوان احساسات و وقایع دارد که ممکن است با گذشت زمان فراموش شوند و گام دوم نیازمند تحلیل و تفکر خلاق است که انرژی ذهنی افراد را طلب می‌کند و باید هنگامی که تیم آمادگی لازم را دارد صورت پذیرد. مواردی که در یک جلسه AAR می‌تواند ذکر شود و مورد بحث قرار گیرد می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
عملکرد فنی، تکنیک‌های مورد استفاده، برنامه‌ریزی، ارتباطات، مشکلات زیست‌محیطی، اثرات استرس، خستگی و تنش‌ها، عملکرد تجهیزات، آموخته‌ها، روش‌های اجرایی مورد استفاده، تغییرات محیطی، هماهنگی‌ها، نقش‌ها و مسوولیت‌ها، ریسک‌های ایمنی، شاخص‌های زیست‌محیطی، مسائل سازمانی یا مشکلات فرهنگی که بر تیم تاثیرگذار بوده‌اند. تمرکز این روش بر یادگیری و شناسایی آموخته‌ها است نه سرزنش و ارزیابی تصمیمات اشتباه. بلکه به اشتباهات و ضعف در تصمیم‌گیری‌ها باید به‌عنوان فرصت‌های یادگیری توجه شود. برای تحقق این امر باید جوی باز و صادقانه بر جلسه حاکم باشد. بحث باید هم نکات مثبت و هم نکات منفی را در بر بگیرد. استفاده از یک نفر به‌عنوان تسهیلگر می‌تواند بسیار موثر باشد. تسهیلگر کمک می‌کند که بحث‌ها به بیراهه کشیده نشوند، همه در بحث و تبادل نظر شرکت داشته باشند و کسی مورد بازخواست قرار نگیرد. بهتر است تسهیلگر خودش نقش مهمی در پروژه نداشته باشد. یک تسهیل‌کننده مستقل می‌تواند برای اجرای روش به‌کار گرفته شود. تسهیلگر مستقل و آموزش‌دیده می‌تواند از مشارکت همه اطمینان حاصل کند. همچنین این تسهیلگر می‌تواند دیدگاه‌ها و مسائل را از طریق سوالات کاوشی خود بیرون بکشد. در روش دیگر یکی از اعضای تیم پروژه می‌تواند تسهیل کننده AAR باشد. در آغاز AAR، تسهیل کننده باید هدف AAR را توضیح دهد تا اطمینان حاصل شود که همگان درک مشترکی دارند و با فرآیند آشنا هستند. برخی موارد در ارتباط با تسهیل کننده عبارت است از:
اجازه مخالفت دارد ! اعضا را به اعلام نظر صادقانه باید تشویق کند! از پرسش‌های باز برای هدایت بحث استفاده کند. نکات کلیدی بحث را به بیان دیگر بازگو و خلاصه کند. در برخی از پروژه‌ها سایر ذی‌نفعان نیز می‌توانند دیدگاه‌ها و ایده‌های مفیدی برای بازنگری فرآیند‌ها داشته باشند. قبل از جلسه مرور، تسهیل کننده یا کسی که اعضای تیم را انتخاب می‌کند باید با ذی‌نفعان خارجی مشاوره کند و نتایج را برای طرح در جلسه خلاصه کرده یا علاوه‌بر مدیر و اعضای کلیدی پروژه، دعوت از مشتریان پروژه و اعضای تیم پروژه‌هایی که قصد دارند فعالیت‌های مشابهی را انجام دهند نیز صورت بگیرد.
استفاده از AAR زمانی برای سازمان مفید خواهد بود که دستاوردهای آن در موقعیت‌های مشابه در آینده به‌کار گرفته شود. در طول AAR از طریق یک بحث حرفه‌ای، مدیران و کارکنان اقدامات لازم برای بهبود فرآیندهای پروژه را شناسایی و تعریف می‌کنند. حمایت مدیران، اجرای فوری روش و صداقت شرکت‌کنندگان موجب برگزاری اثربخش‌تر این جلسات می‌شود.
ساسان قاسمی، روژین صدیق بهزادی
پاورقی:
1- After Action Review
2- مایلستون‌ها وقایع پروژه هستند
3- Split Format
منبع : روزنامه دنیای اقتصاد - شماره ۳۴۹۴
-----------------------------
تهیه و تنظیم: نیاز کارخانه