مدیریت و کنترل پروژه چیست

مدیریت و کنترل پروژه عبارت است از بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در راستای اجرای پروژه به منظور تحقق نیازهای اصلی پروژه. مدیریت پروژه با استفاده از فرایندهایی همچون فرایندهای آغازین، برنامه ریزی، اجرایی، کنترلی و اختتامی انجام می پذیرد .

مدیریت پروژه یا برنامه ریزی و کنترل پروژه در عین حال که یک علم محسوب می شود یک هنر است.

در بخش علمی آن می توانیم به چگونگی تعریف کار، ایجاد هماهنگی بین فعالیت ها و مستندسازی اشاره کنیم. اینکه چگونه با بودجه و اعتبارات ارتباط موثر برقرار کرده و تصمیم بگیریم که در حال حاضر از چه منبعی باید استفاده کنیم و در چه منابعی باید صرفه جویی کنیم. باید نیازهای واقعی را شناخته و آنها را تحلیل کنیم تا بتوانیم پروژه را به بهترین نحو ممکن به پیش برده و آنرا با استفاده بهینه از منابع به سر منزل مقصود برسانیم.

استفاده از ابزارهای برنامه ریزی به ما در بهبود اجرای پروژه ها  کمک خواهد کرد. از جمله این ابزارهای مفید می توان به نرم افزارهایی از قبیل "Primavera"و  "\'\'MS Project اشاره کرد که کاربردی ترین نرم افزارهای حال حاضر مدیریتی-کنترلی می باشند. از این دو نرم افزار می توان برای تهیه نمودارهای گانت، برنامه های کنترلی، تخصیص بودجه به هر پروژه، استفاده بهینه از منابع، صرفه جویی در هزینه و زمان و در نهایت مدیریت بهتر و ساده تر پروژه ها استفاده کرد.

باید خود را پرورش دهید

از بخش علمی آن که بگذریم در بخش هنری می توانیم به پرورش قوه تشخیص، افزایش قدرت ذهنی، تخیل و یادگیری نحوه هدایت افراد برای رسیدن به یک هدف مشترک دست یابیم. در عین حال که به جزئیات یک پروژه توجه می کنیم، اسیرش نمی شویم. در حالیکه اطلاعات پراکنده و مختصری دریافت می کنیم، باید تصمیمات بیشماری بگیریم.

بطور مثال برنامه ریزی و کنترل پروژه را می توان به یک GPS تشبیه کرد. کار اصلی  GPSنشان دادن بهترین مسیر بر اساس یک سری تعاریف از پیش تعیین شده است. بر طبق اطلاعاتی که شما وارد آن می کنید یک خروجی می دهد و آن هم مسیری مشخص است. این در واقع شروع کار این وسیله است. پس از حرکت شما به سمت مقصد از طریق راهنمایی لحظه به لحظه صوتی و تصویری از درگیری های عمده ای که برای پیدا کردن مسیر دارید، رهایی پیدا می کنید و در واقع به عنوان ذهن دوم شما کار می کند. در ادامه با توجه به عوامل محیطی پیش بینی نشده و یا اشتباهات شخص راننده امکان خروج از مسیر تعیین شده وجود دارد. در صورتی که این اتفاق بیافتد مسیریاب شما مسیر را بازبینی کرده و مسیر جدید را به شما نشان می دهد. یعنی دقیقا کاری که مدیر پروژه انجام می دهد.

در شرکت های بزرگ چندین گروه کاری مختلف و مستقل از هم مشغول به کارند که این امر باعث به وجود آمدن چالشی بزرگ در زمینه مدیریتی و کنترل پروژه ها می شود که لازمه خروج از این چالش، توانایی مدیر در گسترش روابط کاری و بهینه کردن آن برای ایجاد یک ارتباط موثر، هموار و بی دغدغه با تمام اعضای درون یا بیرون از شرکت می باشد.