چگونه توجه تیم را متمرکز کنیم؟
مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد
منبع: LBS
برخلاف باور عامه، کمیاب‌ترین منابع‌مان در محیط کار زمان نیست و این نکته حائز اهمیتی است. به‌منظور دستیابی به بالاترین سطح بهره‌وری، شرکت‌ها باید زمان کافی را به امور ضروری اختصاص دهند.
توجه
آنها باید نظرات مشترک را به چالش بکشند تا از طریق اکتساب اطلاعات تا جای ممکن، کسب‌وکار، مزیت‌های بازرگانی و رقابتی را به دست آورد. همانند نوبل لوریت، هربرت سیمون که 40 سال پیش این موضوع را مطرح کردند که وقتی اطلاعات کاملا در دسترس باشند، توجه تبدیل به یک عامل کمیاب خواهد شد؛ این تئوری در دنیای امروز قابل اجرا است، چراکه تمامی افراد تحت بمباران اطلاعاتی قرار گرفته‌اند.
بنابراین، چگونه رهبران می‌توانند توجه‌شان به صورت موثرتری مدیریت و بر امور صحیح تمرکز کنند؟
1. به‌صورت انفرادی، می‌توانید با خاموش کردن تلفن همراه‌تان یا بستن جست‌وجوگر اینترنت در محیط کارتان از ایجاد اخلال در امور محوله جلوگیری کنید. این تغییرات ممکن است ساده باشد، اما اینکه حواس افراد چگونه پرت می‌شود بسیار جالب است.
2. امروزه، اطلاعات با سهولت بیشتری در دسترس قرار دارد؛ به همین دلیل نیاز به جمع‌آوری اطلاعات بیشتری جهت تصمیم‌گیری یا نوشتن یک گزارش داریم. بنابراین، چگونه می‌توان از «تجزیه و تحلیل فلج» (این فلج شدن به‌دلیل تجزیه و تحلیل‌های دست و پا گیر و بیش از حد و حاشیه‌ای، در انتظار هرکسی است که نمی‌تواند بین «نظریه‌پردازی» و «عمل‌گرایی» در زندگی تعادل برقرار کند، است) اجتناب کرد؟ بهترین راه، توسعه افکار و مباحث و سپس جست‌وجوی اطلاعاتی است که آن افکار یا مباحث را مورد پذیرش یا رد قرار می‌دهند.
3. زمانی که اطلاعات فراگیر است، نباید از اتکا به بینش و بصیرت ترسید. وسوسه‌انگیز است که گاهی مباحث را با شهود کافی تکرار کنیم، اما بسیاری از مدیران کسب‌وکار موفق – از جک ولش (Jack Welch) تا استیو جابز و جف بزوس (Jeff Bezos)– همواره درصدد جمع‌آوری اطلاعات به‌منظور ترکیب افکار منطقی و شهودی هستند. یک اونس بصیرت واقعی دارای ارزش بیشتری نسبت به یک پوند اطلاعات است.
4. جست‌وجوی زمان به‌منظور انعکاس. فکر کردن راجع به ایجاد زمان خالی به عنوان یک حالت یا تعمق یا آگاهی، به شما این اجازه را می‌دهد که منطقی‌تر باشید و افکار خود را تحلیل کنید. به‌عنوان مثال، 30 دقیقه شنا روش مناسبی برای تصفیه ذهن و مشخص کردن اولویت‌های کاری است.
مدیریت توجهات یک سوی قضیه است، اما با سایر افراد چه باید کرد؟
زمانی که تیم‌تان همانند شما به راحتی دچار حواس‌پرتی می‌شوند، هر یک از اعضا نیز نسبت به محرک‌ها و اشارات از طرف مدیرشان حساس خواهند شد. بدون تشخیص، توجه آنها را در حین صحبت راجع به کاهش هزینه، عناوین شغلی یا ارتقا تنظیم می‌کنید. این تغییرات توجه تیم شما را متمرکز می‌کند و نظرات افراد را به‌صورت اشتراکی روی آنچه که مهم است شکل می‌دهد که بالتبع روی رفتار آتی آنها تاثیر خواهد داشت. نقش یک مدیر مدیریت کارآ بر توجه تیمش است.
توصیه من برای مدیریت توجه تیم‌تان، به‌کارگیری موارد زیر است:
ابتدا توجه داشته باشید، تمامی پیغام‌ها باید ساده و شفاف باشند. اگر هر هفته بر یک هدف مختلف تاکید داشته باشید، کارمندان دچار اغتشاش شده و از مسیر اصلی دور می‌شوند. در مقابل، اگر شما همواره پیغام یکسانی را ایراد کنید، آنها متمایل به تسهیم و درک اهداف شما خواهند شد. به عنوان مثال، بسیاری از شرکت‌های معدن‌کاوی، ابتدا جلسه‌ای راجع به امنیت تشکیل می‌دهند؛ این امر در حین ساده بودن روش کارآیی جهت تداوم هدف برای کارفرمایان است. در مرحله دوم، نسبت به مسائل قراردادی که کارمندان باید به آنها توجه کنند شفاف باشید. آیا آنها درحالی‌که باید روی چین تمرکز کنند، به انگلستان فکر می‌کنند؟ زمانی که شما از تمرکز آنها مطلع باشید، می‌توانید زمانی که نیاز است آنها را به مسیر اصلی بازگردانید. به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ نرم‌افزاری در آسیا بسیاری از فرصت‌ها را از دست داد زیرا نیازهای خود را بر اساس عملکرد اروپایی اولویت‌بندی کرده بود. به‌منظور درک بهتر این موضوع، مدیران اجرایی این شرکت به‌صورت موقت بر منطقه آسیا تمرکز کردند و نسبت به اینکه تیم‌شان هر دو منطقه اروپا و آسیا را مد نظر داشته باشند اطمینان حاصل کردند. علاوه‌بر این، تمامی صورت‌جلسه‌ها شامل نیازهای جهانی و منطقه‌ای می‌شد. این تغییرات منجر به تغییرات شگرف رفتاری ازجمله تمرکز بیشتر بر منطقه آسیا بدون از دست دادن توجه آنها به اروپا شد. همانند مدیران، شغل ما استفاده کارآ از منابع کمیاب است. سرمایه و نیروی کار در طول دوران صنعتی شدن همواره کمیاب بودند؛ در ابتدای عصر جدید، همواره بشر بر این باور بود که آگاهی و اطلاعات منابعی کمیاب‌اند که نیازمند کنترل و مهار شدن هستند. اگرچه، اطلاعات در دسترس همگان قرار دارند و آگاهی در سطح وسیعی مابین شرکت‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود. در چنین دنیایی، نیازمند مدیریت هوشمندانه‌تری نسبت به این امر هستیم.
منبع : روزنامه دنیای اقتصاد - شماره ۳۵۰۰
---------------------
تهیه و تنظیم: نیاز کارخانه